Semaines 5 & 6 – 29 avril au 10 mai

Cette semaine j’ai, comme lors de la dernière semaine, continué à organiser le voyage d’un groupe qui part à la découverte du Yucatan au mois de juin. J’avais déjà réservé les hôtels la semaine antérieure. Le groupe, qui dans un premier temps souhaitait uniquement des chambres doubles, a changé d’avis et désire, désormais, deux chambres triples avec un lit par personne et cinq chambres doubles. Problème : la plupart des hôtels disposent d'un lit double et d'un lit simple dans les chambres triple et non de trois lits individuels. Un de ceux que j'avais choisi n'échappant pas à la règle, j'ai dû trouver un autre hôtel. J'ai également sélectionné plusieurs restaurants pour leur séjour. Merci TripAdvisor. 

Le groupe est particulièrement intéressé par le tourisme solidaire, je leur ai donc préparé deux activités qui répondent à leurs attentes. Il commencera par repeindre la chapelle d’un petit village sur la Riviera maya, après être parti à  la découverte d'une école mexicaine. L'immersion dans la culture mexicaine est garantie =)

Dire que mes journées sont éprouvante serait, pour autant, un mensonge. Pour être franc, il m'arrive même, parfois, de tourner en rond. La raison ? Ma tutrice, particulièrement occupée, à très peu de temps m'accorder. Pas une fin en soit, certes. Sauf qu'elle détient les documents dont j'ai besoin pour avancer dans mes missions. Et là, forcément, ça complique la donne.

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Comme chaque mardi, je suis partie dans la zone hôtelière de Cancun pour faire la promotion des tours  que nous proposons. Une mission qui me permet de visiter quelques-uns des plus beaux hôtels de la zone ! La preuve en image...

 

 

Semaines 7 & 8 - 13 au 24 mai



Ma responsable est une femme particulièrement débordée. Elle m’a donc naturellement confié l’organisation de trois nouveaux groupes partant à la découverte du Yucatan. Le premier en juin, le second en juillet et le troisième en août. Je dois gérer les différents circuits de manière différentes puisques certains ne nous demandent que les hôtels et d'autres également les activités. Aucune informations ne m'ayant étant données au préalable, je vous cache pas que, sur le coup, j’ai eu un petit coup de panique. A moi de me débrouiller pour trouver et récolter toutes les informations nécessaires. J'ai commencé ma quête par la relecture des différents mails que le directeur a échangés avec le groupe. Trop facile ? Pas vraiment. Ici, c'est le Mexique et, bien évidemment, on m'a transféré que la moitié des mails. Qui dit moitié des mails dit moitié des infos. Qui dit moitié des infos dit grosse galère ! Exemple: pour deux des groupes, je n’avais pas le nombre de personne, ni le nom des hôtels dans lesquels je devais réserver. Je vous vois venir: "oh, la pauvre comment a-t-elle fait?". Ne vous inquiétez pas, je m'en suis sorti (non sans mal). J’ai quand même finalement  pu réserver tous les hôtels demandés et réserver différentes activités. Le moins que l'on puisse dire c'est que l'expérience aura été formatrice !

Cette semaine, j’ai, par ailleurs, dû recontacter tous les hôtels avec qui nous travaillons et qui ne nous ont pas encore communiqué le contrat de 2013. Ma tâche était simple: les relancer, vérifier que les prix n’avaient pas augmenté de plus de 5% et faire signer tous les contrats par mon directeur.

Je suis également partie faire la promotion de notre agence dans les hôtels de la zone hôtelière (comme tous les mardis). Je vend nos produits de mieux en mieux et je commence à bien connaître nos clients. Un atout non négligeable qui facilite, forcément, le contact.

Nouveauté: Désormais, tous les jeudi, je dois me rendre au port de « Puerto Juarez ». C'est là qu'embarquent les clients pour aller nager avec les requins-baleines. Je suis chargée de m’occuper du bon fonctionnement du tour. Je dois arriver avant les clients (vers 6heures du mat' (aie !)) pour préparer le petit déjeuner, le café, les fruits, ou encore les décorations de l’endroit où le briefing aura lieu. Nous mettons à disposition une petite boutique « souvenirs » et essayons de vendre un maximum de produits aux clients. Je les accueille et les accompagne jusqu’à leur bateau. Ils en ont environ pour trois heures. Un laps de temps durant lequel nous devons à nouveau tout ranger, revenir au bureau pour une heure, avant de repartir au port (autant vous dire qu'il faut être endurant, surtout avec un uniforme qui tient super chaud et une chaleur étouffante !). C'est à ce moment que la deuxième partie du travail commence. Je sonde les clients et essaye de récolter un maximum d'opinions et d'observations. Échange suite auquel je les invite à donner leurs avis sur TripAdvisor. A nous de faire le maximum pour que les commentaires soient positifs :)
J'ai surtout hâte qu'il y ait un "No-show" afin que je puisse, à mon tour, nager avec les requins-baleines !

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Semaine 9 - 27 au 31 mai

 

Cette semaine, j’ai continué à travailler sur l’organisation des circuits de différents groupes. Le nombre de personnes ayant augmenté pour chaque groupe, j’ai dû recontacter tous les hôtels et refaire un devis. Pour la première fois depuis deux mois, j’ai réellement vu le côté « tour opérateur » de mon agence et non pas le côté « réceptif ». J’ai contacté plusieurs opérateurs pour qu'ils se chargent de certains services pour nos clients. Un des groupes, des brésiliens, part visiter la capitale, Mexico City. J’ai donc dû leur trouver une agence qui aille les chercher à l’aéroport et les transfère jusqu’à leur hôtel (idem pour le retour). J'ai également contacté une agence de voyages chargée de les emmener visiter Teotihuacan. J’ai particulièrement aimé travailler sur ce groupe. La manière d’opérer, différente des autres fois, y est sûrement pour quelque chose.

 

Exceptionnellement, le mardi, je ne suis pas partie en promotion mais au port puisque nous avions plus de 70 personnes pour le tour des requins-baleines. La saison vient à peine de commencer et l'agence n’avait pas prévu d'avoir autant de monde dès le début. J'ai donc prêté main-forte à l'équipe le mardi et le jeudi. J'étais chargée d'accueillir les clients et de préparer toute l’installation nécessaire au bon déroulement de l’activité. Les clients (à part pour ceux qui ont eu le mal de mer) sont toujours très satisfaits. De quoi nous donner le sourire :)

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En fin de semaine, nous avons eu une réunion de presque deux heures concernant le tour des requins-baleines. Nous avons tous eu à donner notre avis sur l’organisation de l'activité et à apporter des idées sur son développement et une éventuelle amélioration. Une réunion très formatrice.

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Faites vos jeux. Évènement phare de l'année, le tour des requins baleines s'accompagne, chaque lundi, d'un petit jeu au sein du staff. Chaque membre du staff tente de deviner combien de personnes participeront au tour lors de la semaine en cours (200, 250, 300?). Celui qui se rapproche le plus du chiffre exact, remporte un jackpot de... 20$ USD ! Une loterie mexicaine, quoi.

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