Semaines 10 & 11 – 3 au 14 juin

 

I LOVE MY JOB !! Voilà le message du jour. L’organisation des circuits devient un peu plus concrète chaque jour qui passe. De quoi, forcément, me faire apprécier de plus en plus mon travail.

 

J’ai dû chercher et réserver trois hôtels pour des journalistes anglais de la chaîne de télévision «Animal Planet ». Rien que ça. Ils sont venus au Mexique pour réaliser un documentaire sur les animaux du Yucatan. Au programme : chauves-souris, araignées, serpents et autres animaux bien sympathiques ! Il m'a fallu (pour la première fois ) expliquer au guide et au chauffeur l’itinéraire qu’ils allaient parcourir (les journalistes avaient eux-même établis leur propre itinéraire). J'ai donc dû fournir toutes les informations nécessaires au guide : date et heure d’arrivée des passagers, nombre de personnes, hôtels dans lesquels ils allaient séjourner et lieux qu’ils allaient visiter. Dans ce genre de mission, chaque oublie ou erreur de ma part peut être fatal. Mais rassurez-vous, tout s’est très bien passé.

 

La semaine dernière, le directeur de l’agence m’a demandé de l’aider dans des recherches de villas à Mérida (capitale du Yucatan) et Tulum (ville située sur la Riviera Maya) pour un groupe de dix personnes souhaitant séjourner une semaine dans la péninsule.  J’ai donc commencé par effectuer des recherches sur les sites de « airbnb », «Home Away» et «Vacation Rentals». Après une sélection de plusieurs villas, j’ai appelé les propriétaires afin de récolter un máximum d’informations. Une mission plutôt sympa.

 

Concernant les circuits, mon directeur se charge des premiers échanges avec les clients. Ma tutrice récupère ensuite toutes  les informations avant de me les transmettre. Autant vous dire qu’à l’arrivée il me manque la moitié des pièces jointes.  C’est pourquoi, avec ma tutrice, nous avons émis l’idée de créer un tableau Excel qui reprend toutes les informations nécessaires à l’organisation des circuits (nombre de personnes, arrivée de l’avion, dates de séjour, nom des participants, type de chambres, nom des hôtels etc.). J’ai été chargée de créer ce tableau. Il se devait d’être simplifié au maximum pour que mon directeur puisse le remplir facilement et rapidement. Voilà qui devrait faciliter le travail de tout le monde ;)

 

En ce qui concerne le travaille au port et dans la zone hôtelière, cela devient de plus en plus dur et de plus en plus physique. La chaleur devient de moins en moins supportable même si le travail en-soi est toujours agréable. J’ai également continué à travailler sur des cotations de circuits : analyse entre le  budget prévu et celui dépensé.

 

 

 

Semaine 12 - 17 au 21 juin

 

Cette semaine a été très chargée. Comme vous le savez, lors des semaines précédentes, j’ai organisé le circuit d’un groupe de quinze étudiants américains voulant découvrir le Mexique (cf. résumés antérieurs). Il s’avère que le groupe est arrivé ce jeudi même. Comme très souvent dans le tourisme, j’ai eu énormément de changements de dernières minutes. Le lundi, la responsable du groupe aux Etats-Unis m’a annoncé qu’il y avait une personne de plus… C’est parti pour recontacter tous les hôtels et restaurants ! La plupart des hôtels reçoivent le paiement deux semaines avant l’arrivée du groupe. Oui, vous avez compris ce que ça veut dire : refaire les comptes et faire de nouveau un transfert bancaire à l’hôtel avec la différence dû.

 

Lors de leur voyage ils auront l’occasion de faire du tourisme solidaire en repeignant la chapelle d’un village ainsi qu’en visitant une école primaire d’un petit village – activités que j’ai moi-même trouvées -. Bref, changement de dernière minute, la responsable m’indique que, finalement, les enfants ramèneront environ 500 livres avec eux pour les distribuer à l’école (oh des livres, quelle belle initiative ;-) ). J’appelle le directeur de l’école, qui lui me dit, qu’il ne veut pas de livres en anglais… HORREUR !! J’ai dû appeler une petite association du village afin de m’aider à trouver une solution. Pas de panique, après quelques appels téléphoniques et emails échangés, le problème était réglé. Les étudiants se rendront finalement dans une bibliothèque et deux autres écoles afin de pouvoir remettre en main propre les livres aux enfants.

 

J’ai dû expliquer au guide le détail du circuit jour par jour :

• Les hôtels où ils logeront

• Les restaurants que j’ai préalablement choisis, sans oublier de préciser le prix qu’il devra payer à son arrivée (attention, pas de place aux doutes, le moindre euros en plus ou en moins peut être problématique)

• Les activités et visites

• Liste des passagers et horaires de l’arrivée et départ du vol

 

Nous voilà déjà jeudi. Avant d’aller chercher le groupe à l’aéroport, le guide me transmet son budget approximatif journalier (via Excel) sur lequel je devrai travailler dans les prochains jours. J'aide le chauffeur et le guide à remplir la camionnette, on veille à ce que l’on n’oublie rien (équipements de snorkel, glacière etc.) et c’est parti ! Et voilà : mon premier circuit commence. Je dois avouer que ça fait quand même un peu peur : « Est-ce que les restaurants que j’ai choisis vont leur plaire ? » « Ai-je oublié de mentionner quelque chose au guide ? ». Bref, autant de questions, toutes aussi stressantes les unes que les autres. Une chose est sûre : je veux en faire mon métier ;-)

 

 

Semaine 13 - 24 au 28 juin

 

Les trois premiers jours de cette tresieme semaine, j'ai dû vérifier toutes les cotations que j'avais faites jusqu'à présent et m'assurer qu'il n'y avait aucune erreur. J'ai également dû faire deux cotations de nouveaux circuits qui se sont finis fin avril. Par la suite, j'ai dû faire une analyse statistique Excel de tous les circuits en précisant le prix que cela nous a côuté et combien de bénéfice nous avons gagné, afin que mon directeur puisse avoir une idée globale de l'aspect financier des circuits.

​Comme tous les jeudis, je suis parti au port pour accueillir les clients partant nager avec les requins-baleines. Mes directeurs ont décidé de changer toute l'organisation préalable au tour du requin-baleine. Pour se faire, j’ai dû ranger tout le local dans lequel nous travaillons. Local d’environ 6 metres carrés avec une température de 35 degrés. Bref, j’ai failli mourir ! Le vendredi j’ai également dû aller au port car nous avions un groupe de 122 personnes. 10 d’entre elles ne se sont pas présentées, du coup je suis parti faire le tour avec toute l’équipe d’Ecocolors. Et, bien évidemment c’était la premiere fois que je n’avais rien prévu : pas de maillot de bain, pas d’appareil photo, pas de serviette de bain ! Bref, je n’ai pas réfléchi ! Être tous dans le même bateau ne se représenterait pas une deuxieme fois : on fonce ! Plus d’info et de photos sur cette petite excursion de folie ici.  

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